¿Repositorio o software de gestión documental?

Cada vez más organizaciones y empresas utilizan servicios de alojamiento de archivos e información en la nube para gestionar su documentación. Sin embargo, en la mayoría de los casos estamos hablando de repositorios digitales, no de software específico para la gestión documental. ¿Conoces bien la diferencia entre un repositorio y un software de gestión documental? ¿Sabes cuándo conviene adoptar una solución u otra? 

Un gestor documental incluye herramientas adicionales para agilizar la creación, el tratamiento y el trabajo diario con los archivos. Un ECM asigna metadatos a la información gracias a los cuales automatiza su gestión y así se agiliza la recuperación de la información cuando se necesita. Un ejemplo muy popular es Alfresco.
Normalmente el sistema de gestión documental se crea por fases. La primera fase es común a cualquier proyecto, ya que permite la creación de un repositorio digital de documentos. Sobre esta base se puede ir un paso más allá implantando o bien un sistema de gestión de equipos de trabajo o de automatización de procesos.

Por lo tanto, el gestor documental no es nada o no sería lo mismo sin el repositorio. Sin él, el gestor se queda a medias, es su pilar fundamental. ¿Y por qué es tan importante el repositorio digital? Porque es una aplicación que te permite almacenar todo tipo de recursos digitales, sea cual sea su formato. Puedes acceder a través de Internet y sirven para estructurar, clasificar, organizar, ordenar, guardar, conservar, proteger y difundir la creación, producción e información intelectual fruto de la actividad empresarial, científica, educativa y/o investigadora. Además, integran fuentes externas gracias al acceso abierto lo cual contribuye a la transformación y desarrollo científico con el fin de que la sociedad progrese.

Hoy en día se han convertido en una herramienta imprescindible para las empresas que realizan estas funciones en un entorno digital y que conocen bien el valor de su información.

Los repositorios digitales tienen múltiples ventajas. Gracias a ellos, tu información logrará tener mayor impacto y difusión debido a su acceso inmediato y a la adaptabilidad del perfil de tu compañía, la recuperación de los recursos digitales será más fácil y rápida, la conservación y protección de tu producción intelectual será más duradera, el intercambio de información entre profesionales del mismo sector o de diferentes ámbitos será más sencillo, etc.

Todo este trabajo te garantiza no perder tiempo buscando documentos por distintas carpetas y supondrá un aumento de la productividad en tu empresa.

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