Skip to main content

DATABOT Technologies

Databot Technologies — Inicio
Projectes

Asociación de Veterinarios Especialistas en Pequeños Animales (AVEPA)

Cada acreditació, amb tota la seva història.

Profesional veterinario examinando con fonendoscopio a un cachorro de perro sobre una mesa de consulta, con el logotipo de AVEPA en la esquina inferior izquierda.

Indústria

Associacions professionals · Sector veterinari

Serveis

Desenvolupament a mida · Integracions

Cronologia

2022 - actualitat

L’Asociación de Veterinarios Especialistas en Pequeños Animales (AVEPA) reuneix a Espanya els veterinaris dedicats a la clínica de petits animals.

Organitza els seus socis en grups de treball per especialitat clínica. La seva activitat gira al voltant de tres eixos: la formació continuada, l’acreditació d’especialistes i els cursos i congressos del sector.

Per sostenir-la, necessita gestionar en un sol lloc els seus socis, persones i clíniques, els seus programes d’acreditació, la seva oferta formativa i tot el circuit econòmic: quotes, factures i cobraments.

REPTE

Un procés amb cinc rols i cap camí únic

AVEPA necessitava substituir el seu sistema de gestió anterior i incorporar anys de dades de socis i facturació. Però la part difícil era en un altre lloc: el procés d’acreditació d’especialistes.

Cinc rols al voltant d’un mateix expedient

En cada acreditació hi intervenen el candidat, el seu tutor i tres comitès: credencials, avaluació i acreditacions. Cadascun hi entra en un moment diferent i necessita veure coses diferents.

I l’expedient no sempre segueix el mateix recorregut. Pot passar per sol·licitud, avaluació, canvi de tutor, memòria anual, convocatòria, inscripció a examen, resultats, pròrroga, reacreditació o baixa, i acabar en un diploma o un certificat.

Icono de reloj con flecha circular que representa el histórico de expedientes.

Un històric que cada comitè pugui auditar

Cada decisió de l’expedient havia de quedar registrada amb la seva aprovació, i consultar-se després per comitè i per especialitat.

Icono de tarjeta de pago que representa la pasarela de cobros y facturación.

Cobrar i facturar dins de la norma

Quotes de socis, cursos i acreditacions, amb pagament per TPV i domiciliació SEPA. I facturació electrònica conforme a Verifactu, el sistema de l’AEAT.

Icono de cilindros apilados que representa la base de datos y migración de historiales.

Migrar sense perdre la història

Les dades de socis i facturació acumulades durant anys en el sistema anterior havien d’arribar completes al nou.

Un gestor d’expedients genèric no podia representar aquesta casuística ni l’històric que demanava cada comitè.

Calia construir el sistema a partir del procés d’AVEPA.

SOLUCIÓ

Un ERP construït sobre el procés real de l’associació

Vam desenvolupar un mòdul a mida en Ruby on Rails sobre Emerald, la nostra plataforma modular per a sistemes de gestió. Emerald aporta les peces comunes, com l’autenticació, les operacions massives o les anotacions. El mòdul d’AVEPA aporta tot el que és propi de l’associació, i amplia aquestes peces sense modificar-les: així continua evolucionant amb la resta de projectes que fan servir la plataforma.

El sistema cobreix el cicle complet: fitxes de socis i clíniques, grups de treball i tarifes, acreditació d’especialistes, cursos i congressos, i el circuit de quotes, factures, cobraments i remeses.

01

Acreditacions traçables de principi a fi

Cada fita de l'expedient queda registrada com un esdeveniment amb la seva pròpia aprovació.

  • Sol·licitud, avaluació, canvi de tutor, memòria anual, examen, pròrroga i reacreditació.
  • Històric complet per comitè i per especialitat.
  • Permisos per rol: cada perfil veu i fa només el que li toca.
02

De l'alta al cobrament, en un mateix sistema

Les quotes es calculen a partir de la tarifa de cada grup de treball.

  • Factures a nom de la persona o de la clínica.
  • Cobrament per transferència, TPV (Redsys), rebut o xec.
  • Rebuts agrupats en remeses SEPA.
03

Facturació electrònica amb Verifactu

Les factures s'envien i es validen davant l'AEAT des del mateix ERP.

  • Integració amb Verifactu.
  • Validació de cada factura davant l'AEAT.
  • Un sol circuit per a quotes, cursos i acreditacions.
04

Documentació en PDF, generada automàticament

El sistema genera en PDF la documentació de cada fase del procés.

  • Diplomes i certificats d'acreditació.
  • Factures.
  • Manuals d'ús per a cada rol: administració, candidat, tutor i comitès.
05

Cursos i congressos amb la quota ja generada

Quan un soci s'inscriu, el sistema crea automàticament la quota associada.

  • Gestió de cursos i congressos.
  • Inscripció de socis.
  • Quota generada en el moment de la inscripció.
06

Tot l'històric, a dins

Importem les dades del sistema anterior amb processos de migració dedicats.

  • Dades de socis.
  • Històric de facturació.

RESULTATS

Tota una associació, en un sol sistema

L’ERP d’AVEPA és en producció des de març de 2024. Des de llavors el cuidem amb manteniment evolutiu: hi incorporem els ajustos que demana l’operativa diària de l’associació i els canvis que arriben per normativa.

Socis, acreditacions, formació i facturació treballen ara sobre les mateixes dades.

Més de

1.200

expedients d’acreditació gestionats

Més de

20

comitès d’acreditació i avaluació

Icono de cuadrícula que representa los datos compartidos.

Dades compartides

entre socis, acreditacions, formació i facturació

 
Icono de escudo con marca de verificación que representa la auditoría y seguridad.

Històric auditable

de cada expedient, per comitè i especialitat

Icono de recibo con símbolo de moneda que representa la gestión financiera.

Cobrament i facturació

amb TPV, remeses SEPA i Verifactu

Icono de flechas circulares que representa el funcionamiento en producción y mantenimiento evolutivo.

En producció

des de març de 2024, amb manteniment evolutiu

Mockup ERP AVEPA sobre Emerald

- STACK TECNOLÒGIC -

La tecnologia darrere del projecte

Per a Databot, aquest projecte ha suposat un exercici de modelització de processos administratius amb una casuística molt àmplia i múltiples rols d’aprovació, a més de l’aplicació de la nostra experiència en integracions de pagament (TPV, SEPA) i en el compliment de la normativa espanyola de facturació electrònica (Verifactu/AEAT), tot plegat dins de la nostra plataforma modular pròpia, Emerald.
Martí Domènech, CTO de Databot
Martí Domènech
CTO Databot
  • Ruby on Rails
  • MySQL
  • Redsys
  • VeriFactu
  • Emerald

Fes un cop d’ull a altres projectes.

Descobreix com hem ajudat altres organitzacions

Imagen representativa del proyecto Trencadís de preservación del patrimonio documental de la Diputació de Barcelona

Diputació de Barcelona

Preservant el patrimoni documental de Barcelona

Enciclopedia digital del Institut del Teatre sobre artes escénicas

Institut del Teatre

Una enciclopèdia viva per a les arts escèniques

Agentes de la Guàrdia Urbana y Bombers de Barcelona en servicio en las calles de la ciudad

Ajuntament de Barcelona

Modernizar la presencia digital de quienes protegen la ciudad

Veure tots els projectes

El teu procés no cap en un programari de catàleg?

Explica’ns com treballa el teu equip. Dissenyem el sistema a partir d’aquí.

Contacta amb nosaltres