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Asociación de Veterinarios Especialistas en Pequeños Animales (AVEPA)

Cada acreditación, con toda su historia.

Profesional veterinario examinando con fonendoscopio a un cachorro de perro sobre una mesa de consulta, con el logotipo de AVEPA en la esquina inferior izquierda.

Industria

Asociaciones profesionales · Sector veterinario

Servicios

Desarrollo a medida · Integraciones

Cronología

2022 - actualidad

La Asociación de Veterinarios Especialistas en Pequeños Animales (AVEPA) reúne en España a los veterinarios dedicados a la clínica de pequeños animales.

Organiza a sus socios en grupos de trabajo por especialidad clínica. Su actividad gira alrededor de tres ejes: la formación continuada, la acreditación de especialistas y los cursos y congresos del sector.

Para sostenerla necesita gestionar en un solo sitio a sus socios, personas y clínicas, sus programas de acreditación, su oferta formativa y todo el circuito económico: cuotas, facturas y cobros.

RETO

Un proceso con cinco roles y ningún camino único

AVEPA necesitaba sustituir su sistema de gestión anterior e incorporar años de datos de socios y facturación. Pero la parte difícil estaba en otro sitio: el proceso de acreditación de especialistas.

CONTEXTO

Cinco roles alrededor de un mismo expediente

En cada acreditación intervienen el candidato, su tutor y tres comités: credenciales, evaluación y acreditaciones. Cada uno entra en un momento distinto y necesita ver cosas distintas.

Y el expediente no sigue siempre el mismo recorrido. Puede pasar por solicitud, evaluación, cambio de tutor, memoria anual, convocatoria, inscripción a examen, resultados, prórroga, reacreditación o baja, y terminar en un diploma o un certificado.

Icono de reloj con flecha circular que representa el histórico de expedientes.

Un histórico que cada comité pueda auditar

Cada decisión del expediente tenía que quedar registrada con su aprobación, y consultarse después por comité y por especialidad.

Icono de tarjeta de pago que representa la pasarela de cobros y facturación.

Cobrar y facturar dentro de la norma

Cuotas de socios, cursos y acreditaciones, con pago por TPV y domiciliación SEPA. Y facturación electrónica conforme a Verifactu, el sistema de la AEAT.

Icono de cilindros apilados que representa la base de datos y migración de historiales.

Migrar sin perder la historia

Los datos de socios y facturación acumulados durante años en el sistema anterior tenían que llegar completos al nuevo.

Un gestor de expedientes genérico no podía representar esta casuística ni el histórico que pedía cada comité.

Había que construir el sistema a partir del proceso de AVEPA.

SOLUCIÓN

Un ERP construido sobre el proceso real de la asociación

Desarrollamos un módulo a medida en Ruby on Rails sobre Emerald, nuestra plataforma modular para sistemas de gestión. Emerald aporta las piezas comunes, como la autenticación, las operaciones masivas o las anotaciones. El módulo de AVEPA aporta todo lo que es propio de la asociación, y amplía esas piezas sin modificarlas: así sigue evolucionando junto al resto de proyectos que usan la plataforma.

El sistema cubre el ciclo completo: fichas de socios y clínicas, grupos de trabajo y tarifas, acreditación de especialistas, cursos y congresos, y el circuito de cuotas, facturas, cobros y remesas.

01

Acreditaciones trazables de principio a fin

Cada hito del expediente queda registrado como un evento con su propia aprobación.

  • Solicitud, evaluación, cambio de tutor, memoria anual, examen, prórroga y reacreditación.
  • Histórico completo por comité y por especialidad.
  • Permisos por rol: cada perfil ve y hace solo lo que le toca.
02

Del alta al cobro, en un mismo sistema

Las cuotas se calculan a partir de la tarifa de cada grupo de trabajo.

  • Facturas a nombre de la persona o de la clínica.
  • Cobro por transferencia, TPV (Redsys), recibo o cheque.
  • Recibos agrupados en remesas SEPA.
03

Facturación electrónica con Verifactu

Las facturas se envían y se validan ante la AEAT desde el propio ERP.

  • Integración con Verifactu.
  • Validación de cada factura ante la AEAT.
  • Un solo circuito para cuotas, cursos y acreditaciones.
04

Documentación en PDF, generada automáticamente

El sistema genera en PDF la documentación de cada fase del proceso.

  • Diplomas y certificados de acreditación.
  • Facturas.
  • Manuales de uso para cada rol: administración, candidato, tutor y comités.
05

Cursos y congresos con la cuota ya generada

Cuando un socio se inscribe, el sistema crea automáticamente la cuota asociada.

  • Gestión de cursos y congresos.
  • Inscripción de socios.
  • Cuota generada en el momento de la inscripción.
06

Todo el histórico, dentro

Importamos los datos del sistema anterior con procesos de migración dedicados.

  • Datos de socios.
  • Histórico de facturación.

RESULTADOS

Toda una asociación, en un solo sistema

El ERP de AVEPA está en producción desde marzo de 2024. Desde entonces lo cuidamos con mantenimiento evolutivo: incorporamos los ajustes que pide la operativa diaria de la asociación y los cambios que llegan por normativa.

Socios, acreditaciones, formación y facturación trabajan ahora sobre los mismos datos.

Más de

1.200

expedientes de acreditación gestionados

Más de

20

comités de acreditación y evaluación

Icono de cuadrícula que representa los datos compartidos.

Datos compartidos

entre socios, acreditaciones, formación y facturación

Icono de escudo con marca de verificación que representa la auditoría y seguridad.

Histórico auditable

de cada expediente, por comité y especialidad

Icono de recibo con símbolo de moneda que representa la gestión financiera.

Cobro y facturación

con TPV, remesas SEPA y Verifactu

Icono de flechas circulares que representa el funcionamiento en producción y mantenimiento evolutivo.

En producción

desde marzo de 2024, con mantenimiento evolutivo

Mockup ERP AVEPA sobre Emerald

- STACK TECNOLÓGICO -

La tecnología detrás del proyecto

Para Databot, este proyecto ha supuesto un ejercicio de modelización de procesos administrativos con una casuística muy amplia y múltiples roles de aprobación, además de la aplicación de nuestra experiencia en integraciones de pago (TPV, SEPA) y en el cumplimiento de la normativa española de facturación electrónica (Verifactu/AEAT), todo ello dentro de nuestra plataforma modular propia, Emerald.
Martí Domènech, CTO de Databot
Martí Domènech
CTO Databot
  • Ruby on Rails
  • MySQL
  • Redsys
  • VeriFactu
  • Emerald

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